Escrevendo e-mails acessíveis

Por Lucy Gruenwald e Cristiana Cerchiari Jul/2014

Como escrever e-mails acessíveis

Apesar de ter sido criado há muito tempo (antes mesmo da internet), o correio eletrônico (e-mail) continua sendo uma importante forma de comunicação. E-mails são em geral mais rápidos e eficientes do que telefonemas ou encontro presenciais, com a vantagem de poder ser documentado para referências futuras.

Muitas empresas estão adotando envio de e-mails (denominado e-mail marketing) como ferramenta de comunicação. Por permitir a divulgação rápida e barata de informações a muitas pessoas simultaneamente, o email marketing tem sido utilizado para informar promoções, produtos, convites a eventos, boletins eletrônicos (conhecidos como newsletters) entre outras utilizações.

Entretanto, assim como as páginas web, se os e-mails não forem criados com os cuidados de acessibilidade eles se tornarão muito difíceis, ou até mesmo impossíveis, de serem lidos ou navegados por um grande numero de pessoas, incluindo aquelas com deficiência.

E-mail sem formatação: É a mensagem de texto simples que estamos acostumados a enviar. O corpo da mensagem não contem imagens, links ou outros recursos mais elaborados.  Este tipo de e-mail é completamente acessível. Pessoas que utilizam tecnologias assistivas, como leitores de tela ou sintetizadores de voz, podem ler este tipo de mensagem sem maiores problemas.    

E-mail cujo conteúdo é uma imagem: Esse tipo de e-mail é totalmente inacessível a usuários com deficiência visual total, mesmo que sejam experts no uso do computador e estejam utilizando a mais moderna tecnologia assistiva. Obviamente, de nada adianta colocar no corpo do e-mail um texto do tipo ”Se você não conseguir visualizar esta mensagem, clique aqui”, se este link levar a uma pagina web tambem inacessível! Mas atenção, se a imagem contiver textos identificados visualmente e se estes forem imagens de textos, eles podem NÃO ser reconhecidos pelas tecnologias de apoio!

A solução fácil, neste caso, é repetir todo o conteúdo da imagem como texto simples no corpo da mensagem (antes ou depois da imagem). Certifique-se que toda informação importante seja devidamente apresentada em texto simples.

A solução elegante é criar a mensagem no formato HTML, pois permite a inserção de elementos fundamentais à acessibilidade, sem prejuízo da inserção da imagem. Várias ferramentas para criação de e-mails oferecem estes recursos, incluindo o popular Microsoft Outlook.

Sugestões para fazer e-mails legíveis para uma audiência maior:

Fontes: Existem inúmeras fontes disponíveis para escrever e-mails. Escolha aquela  que seja de fácil leitura. Geralmente, fontes sans-serif como Arial, Tahoma ou Verdana funcionam bem, tanto pela legibilidade quanto por sua disponibilidade na maioria dos sistemas operacionais em diferentes equipamentos. O tamanho mínimo de fonte de 10 pontos é aceitável, mas 12 ou maior é melhor.

Cores e contrastes: Pessoas com baixa visão (degeneração macular, glaucoma etc.) ou daltônicas têm dificuldade para ler a tela do computador quando a cor do texto não contrasta muito com a cor de fundo. Daltônicos podem ter ainda dificuldade em distinguir o vermelho do verde, ou o azul do amarelo. Escolher uma combinação de cores ruim pode dificultar a leitura enormemente.  Letras pretas em fundo branco são suficientes, mas algumas pessoas preferem responder  e-mails usando cores diferentes para os textos. Neste caso, escolha cores que ofereçam grande contraste. Modelos (templates) que utilizam imagens de fundo podem ser inacessíveis. Ao escolher um modelo, certifique-se de que exista contraste suficiente entre as cores das letras e uma eventual imagem ou cor de fundo. Há varias ferramentas gratuitas online que ajudam a determinar o nível de contraste de cores em documentos eletrônicos em geral.

Formatos: Texto simples (plain text): é acessível e suficiente para a maioria dos textos curtos e rotineiros. A vantagem de usá-lo é que o texto poderá ser lido por qualquer programa de e-mail, ocupa pouco espaço e é compatível com todas as tecnologias assistivas. Limitação: não se pode acrescentar estrutura ao conteúdo,o que facilita a navegação, e os links devem conter o endereço completo(URL)- o que torna desagradável a leitura por sintetizador de voz.    HTML: é a melhor escolha quando se quer fazer e-mails visualmente mais atraentes. HTML suporta cabeçalhos, listas de itens, textos alternativos para imagens e links acessíveis. Neste formato pode-se exibir logotipos, fotos de produtos, textos com fontes diferenciadas e outros recursos de maneira acessível.

Estruturas em e-mails longos: Inclua marcações de cabeçalhos (headings) em títulos e subtítulos dos textos. Isto facilitará a navegação no texto pelos usuários que usam leitor de tela. Eles poderão ter uma visão geral do conteúdo e decidir-se pela leitura sequencial ou pontual. Use numeração ou outro tipo de marcação para identificar os itens de uma lista longa.

Imagens e ilustrações:  Ao inserir imagens lembre-se de incluir textos alternativos com descrição das informações relevantes. Muitos softwares permitem a inclusão destes textos associados às imagens. No pacote OFFICE (Word, Outlook, etc), por exemplo, procure o item “Formatar Imagem” -> “Texto Alt”.  ATENÇÃO: não preencha o campo “Título”. Coloque o texto explicativo no campo “Descrição”. Procure escrever um texto sucinto e apurado contendo as informações que permitam um bom entendimento do seu conteudo. Os leitores de tela irão ler este conteudo quando o usuario encontrar a imagem. Outra vantagem de se acrescentar textos alternativos às imagens é que eles serão apresentados visualmente no caso do usuário desativá-las para diminuir os efeitos de uma conexão ruim com a Internet, por exemplo.

Hyperlinks: Associe aos links uma descrição clara de seu destino, ao invés de fornecer somente o endereço (URL) ou expressões vagas como “Clique aqui”.

Assinaturas: Alguns softwares, como o Outlook, permitem adicionar automaticamente o nome e informações da pessoa de contato no final do e-mail sem a necessidade de digitá-los sempre. Alguns usuários preferem usar a versão eletrônica de seu cartão comercial no formato vCard como assinatura, mas este tipo de assinatura NÃO é lida pelos leitores de tela. Portanto, se utilizar este recurso assegure-se que ele contenha um texto alternativo associado, caso contrário, seus dados de contato não serão identificados.

Anexos: Certifique-se que qualquer documento anexado seja acessível, seja ele PDF, PowerPoint, Word, Excel, página web ou de qualquer outro tipo.

Outras dicas: No campo do e-mail “assunto”, coloque textos relevantes para que a pessoa saiba rapidamente do que se trata a mensagem e se motive a lê-la. Abreviações e siglas devem ser escritas por extenso na primeira vez que usadas. Leitores de tela podem falar a sigla como se fosse uma única palavra, prejudicando a compreensão do texto lido. (Exemplo: OMS – Organização Mundial da Saúde).

Coisas a serem evitadas: Evite imagens de fundo, caracteres especiais como símbolos de copyright ou “emotions”, textos em maiúsculos ou fontes muito elaboradas, cursivas ou gráficas que são de difícil leitura.

Conclusão:

Como destacado neste artigo, existem importantes pontos de atenção relativos à acessibilidade que devem ser considerados quando se cria e-mails para uma grande audiência, já que não sabemos de antemão as necessidades da pessoa que está recebendo a mensagem, mas queremos que as informações sejam divulgadas e compreendidas. 

Os pontos relacionados são de simples implementação. Portanto não há porque não o fazer. Ajude a divulgar estas ideias. Quando receber um e-mail inacessível repasse este texto para quem  enviou a mensagem, assim você colabora com a causa da inclusão da pessoa com deficiência na sociedade.

Além disso, se levarmos em conta o grande numero de pessoas com deficiência visual no Brasil (582.000 de cegos e 6.000.000 de pessoas com baixa visão, segundo Censo IBGE 2010), criar e-mails acessíveis, além de ser um respeito para com a pessoa que o recebe, pode ser um bom negócio!

Referências:

. “O que são textos sem formatação, rich text e HTML” - http://office.microsoft.com/pt-br/novice/o-que-sao-texto-sem-formatacao-html-e-rich-text-HA010270432.aspx

. Outlook 2010: Creating Accessible e-mails: Governo do estado do texas – EUA: http://governor.state.tx.us/files/disabilities/accessdocs/20-Email.pdf

. Seven Steps to Creating an Accessible Email in Outlook – Disability Access Services of California Departament of Rehabilitation: http://www.dor.ca.gov/DisabilityAccessInfo/DAS-Docs/7-Steps-2-Create-Accessible-Outlook-email.pdf

 

Texto escrito por Lucy Gruenwald: consultora, palestrante e sócia proprietária da LBG Informática, empresa com foco em trabalhos de Acessibilidade Digital. Coautoria  de Cristiana Cerchiari que  atua na área de Educação Inclusiva e é cega. Email para contato: lucygru@gmail.com. Site: www.lbgacessibilidade.com.br

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